eBuyer «Gestion des absences »

Bénéfices

• Centralise l’information et organise de façon sécurisée la circulation des informations entre les utilisateurs et les responsables de services, au travers d’une fonction de WorkFlow paramétrable et puissante,
• Facilite le travail de groupe en réduisant les échanges de papier,
• Accroît la réactivité de l’entreprise par le partage de l’information au travers du serveur et d’un client Web (Navigateur),
• Offre une solution standard, qui peut être évolutive en fonction des besoins particuliers de l’Entreprise. 
 

Avantages

• Application Web implantée sur un serveur qui peut être utilisée avec le client de messagerie comme Outlook Express ou autres pour la transmission des demandes d’approbation.
eBuyer : Est une application « Full Web » qui :
• permet aux salariés de consulter leur solde de congés, de saisir leurs demandes et de les soumettre à l’approbation,
• offre aux managers une vue en temps réel des planning, donc des temps de travail des ressources humaines d’une structure, et la possibilité de valider ou non rapidement une demande.

C’est une application entièrement paramétrable qui permet l’automatisation du processus de traitement et du cycle d’approbation électronique.
Une fonction puissante de Workflow est utilisée. Elle permet de paramétrer différents workflow de validation. Ils peuvent être modifiés simplement en fonction des besoins.

Cette application est disponible pour une utilisation en langues française et anglaise

Fonctionnalités

1 - Création des Gestion des Demandes de Congés et RTT (Utilisateurs)

Création des « Demandes de Congés et RTT » permettant la saisie des informations par jour et période avec calcul automatique. L’utilisateur dispose en ligne de ses droits et consommations concernant les Congés et RTT pour l’année. Liste des demandes de Congés et RTT de l’utilisateur avec les différents états (brouillon, envoyée à l’approbation, annulée, acceptée, refusée). Les Demande de Congés et RTT sont saisies par les demandeurs ou leur délégué.

• La gestion des Congés et RTT peut être gérée par demi journée.
• Possibilité de créer des demandes de Congés et RTT ’pour le compte de’.
• Vérifications automatiques diverses au moment de la création de la demande par l’utilisateur
• Reprise d’une ’Demande de Congés et RTT’ refusée pour modification et re-soumission.
• Consultation de la liste de toutes les ’Demande de Congés et RTT’.
• Consultation de la liste des ’Demande de Congés et RTT’’ à traiter.
• Recherche multi-critères dans la base des ’Demande de Congés et RTT’.

2 - Circuits d’approbations des Gestion des Demandes de Congés et RTT
• Avertissement des signataires (Un message est reçu dans le ’Courrier en Arrivée’ du signataire. Il contient un lien sur la Demande de Congés et RTT). Cette fonction peut être utilisée s’il y a lieu via la messagerie comme Outlook Express. 

• Affichage de la Liste des Signataires (Une liste est disponible dans le bas du document ’Demande de Congés et RTT’. Elle contient les niveaux, noms, statuts et la liste de ceux qui n’ont pas encore approuvé ou rejeté).

• Approbation ou refus d’une ’Demande de Congés et RTT’ avec commentaires saisis sur un Post-It. La validation peut être automatique si le signataire ne l’a pas validée au bout de n jours (paramétrable).

• Délégation de signature possible.

• Consultation en temps réel du planning des temps de travail des ressources humaines d’une structure (dont la visualisation en mode graphique par le décideur de l’ensemble de ses collaborateurs).

• Pour les responsables visualisation de l’ensemble des demandes de Congés et RTT du personnel qui dépend d’eux sous forme d’agenda et graphique avec export dans EXCEL.

3 - Paramétrage de l’environnement de Gestion des Demandes de Congés et RTT
• Création des fiches annuelles de Congés et RTT pour chaque utilisateur.
• Création des types de congés exceptionnels.
• Création des jours fériés.
• Création des statuts.
• Création des listes des directions ou agences.
• Utilisation d’une fonction ’Automate de Relance des Signataires’ avec déclenchement manuel ou planifié, donnant les informations concernant le nombre de jours écoulés et la date du dernier rappel effectué.
• Création des Utilisateurs (Nom, matricule, direction ou agence de rattachement, temps complet ou partiel, nombre de jours de congés et RTT (alimentation automatique par applications externes disponible), les signataires qui valident, etc...).
• Création éventuelle des règles de calcul des soldes de congés (date limite de solde des congés avec ou sans dérogation, autorisation d’émettre ou non plusieurs demandes en même temps, autorisation éventuelle aux émetteurs d’annuler une demande de congés déjà validée, délai de validation automatique des demandes, gestion de groupes d’exclusion, etc....)

Paramétrage de la délégation de signature. Il est possible de définir des délégués et les dates d’absences du signataire courant pendant lesquelles les délégués devront signer les demandes.

Interfaces d’importation ou d’exportation de données concernant des applications externes, dont la paie. Les processus peuvent être automatisés.